Facciamo chiarezza sulla dematerializzazione e sulla digitalizzazione

Dematerializzazione e digitalizzazione sono due termini che molto spesso vengono erroneamente confusi, ma che in realtà sono diversi tra di loro. Essi fanno parte di una strategia dal punto di vista aziendale che punta dritto alla riduzione dello spreco di carta, che ormai sta avvenendo in tutto il mondo, per avere finalmente un mondo più pulito e con meno inquinamento.

Quando si parla di dematerializzare un documento ci si riferisce a quel processo nel quale un modulo cartaceo viene trasformato in formato digitale grazie a strumenti come scanner, tablet, smartphone e molti altri.

Mentre quando si parla di digitalizzazione ci si riferisce a dei documenti che sono già in formato digitale, pensiamo ad esempio ad un file PDF, creati da un software o un’applicazione aziendale.

Di fatto quindi entrambi sono dei file ma hanno un’origine estremamente diversa, infatti uno deriva da un documento cartaceo, l’altro è già digitale e quindi non deve essere trasformato.

In questo articolo vedremo quali sono le differenze tra dematerializzazione e digitalizzazione, a tal proposito si possono avere ulteriori informazioni visitando questo sito web www.savinosolution.com.

Che cos’è la dematerializzazione dei documenti?

La dematerializzazione dei documenti è un’operazione che ha come finalità la trasformazione di un documento cartaceo in digitale, mantenendo ovviamente il valore legare e giuridico.

La dematerializzazione dei documenti cartacei avviene, in primo luogo, scansionando tutta la documentazione creando successivamente un database nel quale vengono archiviati tutti i documenti che possono quindi essere ricercati in maniera rapida ed estremamente semplice.

I vantaggi prodotti dalla dematerializzazione sono piuttosto evidenti, vediamoli nel dettaglio:

  • Abbattimento dei costi: appare evidente che grazie alla dematerializzazione i costi relativi alla stampante vengono sensibilmente diminuiti, così come quelli della manutenzione
  • Ricerca veloce: abbiamo detto poco fa che il sistema di archiviazione dei documenti digitali permette di effettuare ricerche veloci dimezzando i tempi
  • Risparmio in termini di personale: grazie alla dematerializzazione l’azienda risparmierà i costi relativi al personale dedicato all’archiviazione cartacea
  • Minore spreco di carta: l’azienda si libera di una quantità enorme di documenti cartacei, liberando inoltre spazio
  • Invio rapido dei documenti: grazie alla dematerializzazione si possono inviare documenti digitali in pochi secondi senza dover sostenere alcun costo.

Che cos’è la digitalizzazione dei documenti?

Grazie alla digitalizzazione dei documenti sarà possibile condividere in maniera rapida e sicura tutte le varie informazioni, integrando inoltre la documentazione in qualunque tipo di formato.

Anche in questo caso abbiamo numerosi vantaggi evidenti per l’azienda, ad esempio:

  • Costi di stampa azzerati: grazie alla digitalizzazione non sarà più necessario stampare enormi quantità di fogli con tutti i costi del caso
  • Velocità di elaborazione: i documenti digitali vengono elaborati in pochi secondi con il massimo della sicurezza
  • Accesso rapido alle informazioni: con la digitalizzazione accedere alle informazioni è rapido e semplicissimo
  • Miglioramento dei processi aziendali: la digitalizzazione permette di risparmiare tempo, potendone dedicare di più ad altro settore per migliorare tutti i processi produttivi aziendali
  • Si fa del bene al nostro pianeta: meno carta si usa e maggiore sarà l’aiuto che darai al pianeta, rendendolo più pulito.

Dematerializzazione e digitalizzazione, a che punto siamo?

L’Italia sta facendo dei passi in avanti sul tema della dematerializzazione e digitalizzazione, sia le imprese pubbliche che quelle private hanno capito le grandi opportunità offerte.

Una forte accelerazione in questo senso è stata data durante il periodo della Pandemia da Covid, grazie ad alcuni interventi legislativi che hanno introdotto diverse novità per semplificare al massimo il rapporto tra cittadini e pubbliche amministrazioni.

Dunque appare evidente che finalmente anche il nostro Paese sta andando verso la completa digitalizzazione anche nella PA, con l’obiettivo di essere sempre più tecnologici aumentando la qualità dei servizi online.